Een praktische
systeembeoordeling

Onze ervaring met de systeembeoordeling 'nieuwe stijl'

Inmiddels hebben we bij Walvis een paar keer een systeembeoordeling meegemaakt die op basis van deze insteek heeft plaatsgevonden. Daarbij is ons de volgende punten opgevallen:

1. De voorbereiding is essentieel
Door aan het beleidsterrein een eigenaar te koppelen (vaak een MT-lid en soms een stafmedewerker) is het gemakkelijker om de systeembeoordeling goed voor te bereiden.

Iedere eigenaar beoordeelt aan de hand van een aantal punten op hoofdlijnen de effectiviteit van het eigen beleidsterrein en de daarbij gehanteerde kwaliteitsinstrumenten, stelt vast in welke mate de beoogde doelen en resultaten zijn gerealiseerd, trekt hieruit conclusies en bepaalt op welke onderdelen verbetering mogelijk is.

2. Zoek de verbinding en ga in gesprek
In de eigenlijke vergadering van de systeembeoordeling (MT, eventueel aangevuld met stafmedewerkers) worden de voorbereide stukken van de eigenaren van de beleidsterreinen met elkaar doorgenomen. Hierbij is het vooral belangrijk dat het MT kijkt naar wat men vindt van de afzonderlijke conclusies en dat men met elkaar in gesprek komt.

Zo is bijvoorbeeld de conclusie dat het professioneel handelen van medewerkers nog niet optimaal is, een onderwerp dat niet alleen raakt aan het primaire proces, maar ook aan zaken als opleiding en ontwikkeling en wellicht zelfs ook aan de gemelde incidenten en klachten en de klantwaardering. Door hierover met elkaar in gesprek te komen, ontstaat verbinding tussen de verschillende beleidsterreinen en de afzonderlijke instrumenten van het kwaliteitsmanagementsysteem.

3. Hou het doel van de systeembeoordeling steeds voor ogen
Doel van de systeembeoordeling is om onderbouwde conclusies te trekken over de effectiviteit van het kwaliteitsmanagementsysteem en de mate waarin het lukt om het (kwaliteits)beleid en de beoogde (kwaliteits)doelstellingen te realiseren.

Zowel bij het trekken van de conclusies als het vaststellen van mogelijk verbeterafspraken is het zaak om dit steeds voor ogen te houden. Het risico is anders aanwezig dat tijdens de systeembeoordeling (veelal vanuit enthousiasme en bevlogenheid) er te veel andere zaken bij worden gehaald en er een niet realistisch wensenlijstje wordt opgesteld. Bedenk dat de afspraken die voortkomen uit de systeembeoordeling ook weer geïmplementeerd en geëvalueerd moeten worden, hou het daarom simpel en beperkt en focus op prioriteiten!

Conclusie

Een systeembeoordeling hoeft niet lastig te zijn en kan, mits goed voorbereid en uitgevoerd, perfect aansluiten bij de planning en controlcyclus van de organisatie.