Een slimme en slanke
systeembeoordeling?

6 tips voor een slimmere systeembeoordeling:

Tip 1:
Zie de systeembeoordeling als een logisch onderdeel van het beleids- en besturingsproces. Termen als systeembeoordeling of directiebeoordeling helpen hier niet echt aan mee. Het woord managementreview geeft al wat beter aan wat de bedoeling is, maar nog beter zou het zijn als we de systeembeoordeling een gewonere term geven, bijvoorbeeld ‘jaarevaluatie MT’.

Tip 2:
Je kunt zo’n jaarevaluatie natuurlijk helemaal laten voorbereiden en misschien ook wel laten uitvoeren door een kwaliteitsmedewerker, maar daarmee misken je het belang van het instrument en het ‘eigenaarschap’. Veel beter werkt het als de jaarevaluatie wordt voorbereid en uitgevoerd door degenen die verantwoordelijk zijn voor het initiëren, uitvoeren en dus ook evalueren van het beleid: het management.

Tip 3:
Om de jaarevaluatie goed uit te voeren moeten er concrete gegevens zijn. ISO/HKZ geven daarom aan welke input gebruikt moet worden voor het uitvoeren van de jaarevaluatie. In veel organisaties wordt het lijstje uit de norm als vergaderagenda gebruikt. In plaats daarvan is het ook mogelijk om  de ‘verplichte’ onderwerpen te koppelen aan de beleidsterreinen van de instelling.

Je krijgt dan bijvoorbeeld de volgende indeling:

• Strategie, met als aandachtpunten: doelrealisatie van het ondernemingsplan of jaarplan, relevante ontwikkelingen, adviezen cliëntenraad, samenwerking met strategische partners

• Zorg, met als aandachtspunten: doelrealisatie zorgbeleid en waardering cliënten

• Personeel, met als aandachtspunten: doelrealisatie personeelsbeleid, professioneel handelen medewerkers, eventuele bijzonderheden als verzuim of verloop

• Facilitair, met als aandachtspunten doelrealisatie facilitair beleid, functioneren kritische leveranciers, eventuele bijzonderheden als huisvesting en onderhoud

• Kwaliteit en veiligheid, met als aandachtspunten doelrealisatie van kwaliteitsbeleid en veiligheidsbeleid, resultaten van het auditbeleid en eventuele aandachtspunten als klachten en incidenten (aantallen, trends)

• Overige terreinen als marketing, financiën, ICT, vastgoed zijn vanuit de norm geredeneerd niet noodzakelijk om mee te nemen, maar als we kwaliteit vooral definiëren als het faciliteren en leveren van goede zorg, dan ligt het wel voor de hand om ook deze beleidsterreinen mee te nemen in de jaarevaluatie.

Tip 4:
Idealiter kan aan ieder beleidsterrein een MT-lid worden gekoppeld. Het MT-lid bereid de jaarevaluatie voor (daar kan je een handig format voor maken) en zet de belangrijkste resultaten met conclusies en eventuele verbetersuggesties in dat format. De kwaliteitsmedewerker(s) en of beleidsmedewerkers kunnen hier vaak een goede ondersteunende rol bij vervullen.

Tip 5:
Voor de jaarevaluatie verspreid je de ingevulde formats onder de deelnemers (lees het MT, eventueel aangevuld met de kwaliteitsmedewerker) om vervolgens tijdens de daadwerkelijke jaarevaluatie (en die kan weer heel goed ‘op de hei’ plaatsvinden als onderdeel van een strategiedag) met elkaar de formats door te nemen en daar waar nodig conclusies te trekken en eventuele (verbeter)acties af te spreken.

Tip 6:
Als je de jaarevaluatie goed plant, ligt het voor de hand om de acties op te laten nemen in de jaarplannen van de komende beleidscyclus. En om de samenhang tussen de beleidsinstrumenten te verhogen kan de agenda voor de jaarevaluatie tot op zekere hoogte gebruikt worden als hoofdstukindeling voor jaarplannen. Denk daarbij aan de hoofdstukken: strategie, zorgresultaten, personeel, processen, faciliteiten en kwaliteit/veiligheid.