Veiligheids- en
risicomanagement:
hou het vooral praktisch

Zowel de laatste generatie HKZ schema’s als de norm ‘ISO voor Zorg en Welzijn’ vereisen een risico-inventarisatie op procesniveau. Veel organisaties worstelen met deze eis. Maar wellicht ontstaat juist door deze eis wel het momentum om het kwaliteitssysteem eens goed tegen het licht te houden. De kwaliteitsfunctionaris zou hierbij een stimulerende rol kunnen spelen.

1. Prospectieve risico-inventarisatie

Een prospectieve risico-inventarisatie (PRI) beoogt het in kaart brengen van mogelijke risico’s zodat maatregelen kunnen worden getroffen. Risico’s kunnen zich o.a. voordoen met betrekking tot de veiligheid van cliënten, het beheersen van processen of het behalen van projectresultaten.

Walvis ConsultingGroep gebruikt voor deze risico-inventarisatie een heel eenvoudige methodiek. Veel beschikbare methodieken voor het uitvoeren van prospectieve risicoanalyses zoals Safer en Bow-tie zijn behoorlijk complex en schieten, zeker voor zorginstellingen in de care, hun doel soms voorbij. Het gevaar is dat, voor je het weet, de discussies vooral gaan over het op de juiste manier toepassen van de methodiek, terwijl meestal het toepassen van een eenvoudige en enthousiasmerende methode al voldoende is.

Door de proceseigenaar, en een of meer direct betrokkenen, worden de risico’s die het bereiken van het procesdoel in de weg staan in kaart gebracht. Vervolgens worden de risico’s ‘gewogen’ door de kans dat een risico zich voordoet, en de ernst van de gevolgen van de risico’s, te scoren, om daarna concrete maatregelen in te plannen en te monitoren. Deze maatregelen kunnen verschillende vormen hebben. Aan de ‘inputkant’ van het proces kun je denken aan het vergroten van bekwaamheid in het omgaan met de risico’s. Aan de ‘uitvoeringskant’ kun je maatregelen nemen om het proces nog beter te protocolleren. En daarnaast kunnen maatregelen ook gezocht worden in het meten en beheersen van de output van het proces.

Het is een valkuil om oplossingen vooral te zoeken in nog meer procedures en protocollen. Het creëren van bewustwording bij medewerkers en proceseigenaren en het stimuleren van hun verantwoordelijkheid om processen optimaal (en dus ook veilig) te laten verlopen gecombineerd met het meten van resultaten levert vaak veel meer op. Veiligheid kan je niet waarborgen met alleen maar regelgeving. Uiteindelijk is het toch vooral de menselijke factor die bepaald of op de juiste wijze met risico’s wordt omgegaan.

2. Retrospectieve analyses

De retrospectieve analyse omvat de identificatie, analyse en beoordeling van incidenten en andere risico’s. Ook in dit geval kan meestal het beste een zo eenvoudig mogelijke methodiek gebruikt worden. Bijvoorbeeld de Root Cause Analysis (RCA) techniek die onderdeel uitmaakt van de Prisma methode. Met deze methode wordt op een systematische wijze via een boomstructuur gezocht naar de basisoorzaken van een incident. De basisoorzaken worden opgespoord door het aanhoudend stellen van de ‘waarom’-vraag waardoor op je op zoek gaat naar ‘de oorzaak achter de oorzaak’. In de praktijk valt dat nog niet altijd mee. Een bekende valkuil is dat je net één ‘waarom’ vraag te weinig stelt en daardoor net niet tot op het niveau van de basisoorzaken komt.

Walvis ConsultingGroep verzorgd trainingen waardoor medewerkers deze methodiek zelf kunnen toepassen. Maar in sommige gevallen is het raadzaam om dit type onderzoek uit te besteden. Bijvoorbeeld als er sprake kan zijn van bedrijfsblindheid, als de situatie om een onafhankelijk onderzoek vraagt (bijvoorbeeld op last van de Inspectie voor de Gezondheidszorg) of als de expertise intern ontbreekt. Wij worden regelmatig gevraagd om een onderzoek uit te voeren naar de oorzaak van incidenten of calamiteiten.

« Terug naar de Walvisgeluiden