Stappenplan voor het
inventariseren van procesrisico’s

Stappen

Hoe

1

Bepaal een beperkt aantal meest kritische processen op bestuurlijk, ondersteunend, zorgverlenend en verbeteringsgericht vlak (ca 10 tot 15). Bepaal per proces het doel, de proceseigenaar en de hoofdstappen.

De kwaliteitsfunctionaris doet een voorstel. De adviseur van Walvis CG kan hierbij ondersteuning bieden.

2

Stel de lijst kritische processen, proceseigenaars, procesdoelen en hoofdstappen vast

Het management stelt vast (dit kan eventueel tijdens de workshop genoemd in stap 3 gebeuren)

3

Voer een procesrisico-inventarisatie uit met als resultaat:

• de geïnventariseerde risico’s per proces zijn benoemd (de risico’s worden geïnventariseerd aan de hand van een ‘risicokaart’)
• er ontstaat inzicht in de ernst en de kans dat het risico zich voordoet waardoor er een prioritering van risico’s ontstaat
• de maatregelen voor de belangrijkste risico’s zijn bepaald
• de procesindicatoren zijn vastgesteld
• er zijn concrete afspraken gemaakt met betrekking tot het uitwerken van procesbeschrijvingen en het nemen van de verbetermaatregelen

Via een workshop van 2 dagdelen waarvoor de proceseigenaars worden uitgenodigd (eventueel bijgestaan door een beperkt aantal gebruikers). De adviseur van

Walvis CG kan deze workshop begeleiden.

4

Draag zorg voor verdere implementatie van procesmanagement, dat wil zeggen:

• het opstellen of aanpassen van de procesbeschrijvingen
• (zonodig) het herzien van alle aan de processen gerelateerde documenten (protocollen, instructies,formulieren e.d.) in het licht van inzicht in de echte risico’s
• het doorvoeren van de risicobeheersingsmaatregelen;
• het bepalen van procesindicatoren en deze terug laten komen in een management dashboard;
• het regelmatig evalueren van de procesprestaties aan de hand van de procesindicatoren
• specifieke aandacht tijdens interne audits voor procesrisico’s en maatregelen
• het bespreken van de effectiviteit van de processen tijdens de systeembeoordeling (directiebeoordeling/management review)

Onder verantwoordelijkheid van de proceseigenaren werkt de kwaliteitsfunctionaris de proces-beschrijvingen uit.

Auditors krijgen de opdracht specifiek vragen te stellen over de effectiviteit van de processen.

De adviseur van Walvis CG kan ondersteuning bieden bij al deze stappen en kan een training ‘auditen op effectiviteit en risico’s van processen verzorgen’.

5

Beschrijf de methodiek voor het (periodiek) bepalen van procesrisico’s en maatregelen

De kwaliteitsfunctionaris werkt de methodiek uit. De adviseur van Walvis CG kan hierbij ondersteuning bieden.