Tijd voor een slim en slank managementsysteem

Stappenplan

1.       Aan het begin van het traject stelt het management de klanten/belanghebbenden van de organisatie vast. De verwachtingen en behoeftes van die klanten worden vertaald naar doelstellingen. Tevens worden de processen bepaald die nodig zijn om de doelstellingen te kunnen behalen. De doelstellingen worden in een eenvoudig dashboard gezet en er worden afspraken gemaakt over het aanleveren van meetgegevens en de wijze van het bespreken van die gegevens. Deze gegevens hebben we nodig om te monitoren of we de beoogde doelstellingen en resultaten weten te realiseren.

2.       Een valkuil is dat we de kritische processen te uitgebreid gaan beschrijven. Aan een globale weergave van de belangrijkste processtappen hebben we voldoende hebben om te kunnen beoordelen  waar de risico’s zitten in deze processen. Ook dit kan met een eenvoudige en stimulerende methodiek heel vlot gebeuren.

3.       Voor de procesrisico’s worden maatregelen bepaald. De Pavlov-reactie om alles weer uitgebreid te gaan beschrijven moeten we daarbij onderdrukken omdat we hebben ervaren dat protocolleren nog niet wil zeggen dat het ook op die manier zal worden uitgevoerd. Nee, voor elk risico gaan we zorgvuldig kijken of het afspraken op papier zetten een goede maatregel is of dat we meer moeten zoeken in het beïnvloeden van gedrag of het meten van effecten.

4.       Elke proceseigenaar maakt een concreet ‘procesactieplan’ waarin wordt aangegeven met welke procesdoelen worden nagestreefd, welke indicatoren nodig zijn om vast te stellen of we op koers liggen en welke risicobeheersingsmaatregelen gaan worden genomen.

5.       Als we voor de belangrijkste processen de risico’s in beeld hebben, wordt het veel eenvoudiger om te bepalen op welke punten er behoefte is aan werkdocumenten zoals formulieren, instructies, procedures en fomats. Onder regie van de proceseigenaar bepalen we welke documenten echt noodzakelijk. Zo gaan we met een stofkam flink door het managementsysteem.

6.       De interne auditors gaan de proceseigenaar helpen om vast te stellen of de beheersmaatregelen zijn doorgevoerd, of daarmee de risico’s voldoende zijn afgedekt en of de procesdoelen worden gerealiseerd.

7.       Ook de systeembeoordeling (directiebeoordeling) krijgt een ander karakter. Als voorbereiding op de systeembeoordeling analyseren de proceseigenaars de effectiviteit van de processen. Deze worden serieus besproken en er worden concrete afspraken voor verbeteracties gemaakt.

Nog wat tips

Maak voor een aantal van bovengenoemde stappen gebruik van de workshop als werkvorm. Het voordeel van een strak geregisseerde workshop is dat je snel tot een door de deelnemers gedragen resultaat kunt komen.

Zorg er voor dat het proceseigenaarschap echt inhoud krijgt. Een goed contact met het hoger management is daarvoor noodzakelijk.

Meten is weten: kwaliteit in de zorg is voor een groot deel afhankelijk van de professionaliteit en inspanningen van de mensen. Dan is het wel belangrijk dat deze mensen er zicht op hebben in welke mate hun professionaliteit en inspanningen tot de beoogde resultaten leiden. Een eenvoudig dashboard biedt dit inzicht en stimuleert zo het management en de medewerkers om verantwoordelijkheid te nemen voor het eigen functioneren en de te behalen resultaten.

« Terug naar de Walvisgeluiden