Waarderend auditen

Waarderend auditen: niet in de plaats van reguliere audits, maar wel een goede aanvulling daarop

Onze ervaring leert ons dat waarderend en inspirerend auditen niet in de plaats komt van de reguliere audits die zich richten op conformiteit en effectiviteit, maar daar vooral een aanvulling op is. Idealiter is ieder auditgesprek, als gevolg van een goede audittechniek, waarderend en inspirerend en geeft iedere auditee na afloop van het auditgesprek aan dat het gesprek niet alleen zinvol was, maar dat het hem of haar ook nieuwe energie geeft om zelf de kwaliteit van het werk te managen.

• Het auditgesprek is in de eerste plaats een dialoog tussen de auditor en auditee.

• Het nalopen en invullen van een checklist is geen audit, maar eerder iets als een documentonderzoek.

• Normkennis is niet nodig voor auditoren. Het gaat erom dat wordt begrepen wat klantgerichtheid en risico-beheersing is om vervolgens samen met de auditee te kunnen achterhalen of wordt voldaan aan de wensen en verwachtingen van de klanten en of de risico’s in de werkprocessen beheerst en geborgd zijn. Vaak weet de auditee zelf heel goed waar deze risico’s zitten en hoe deze moeten worden beheerst.

• Audit geen protocollen of beleidsnotities. De meeste auditees ervaren dit als overhoringen en vinden het niet zinvol. Een protocol is bedoeld om in een bepaald primair proces risico’s te beheersen door een bepaalde aanpak voor te schrijven en maakt net als het beleid onderdeel uit van de PDCA-cirkel. Onderzoek samen met de auditee of dit proces effectief verloopt en of het protocol iets toevoegt aan procesbeheersing of dat het juist overbodig of onuitvoerbaar is.

• Focus op processen. Binnen Walvis onderkennen wij primaire processen, beleids- en managementprocessen, ondersteunende processen en verbeterprocessen. Audit deze processen, breng met de auditee in een auditgesprek de risico’s in kaart, kijk samen of deze risico’s zijn afgedekt, kijk vooral ook naar wat er allemaal goed gaat en al bereikt is en benoem dat ook.

• Een auditplanning kan je maken aan de hand van processen en auditonderwerpen, maar ook vanuit de verantwoordelijkheidsgebieden van functionarissen.
  In plaats van bijvoorbeeld een manager te auditten op één afgebakend onderwerp (zoals klachten, of BIG, of functioneringsgesprekken) kun je haar of hem ook auditen op de managementverantwoordelijkheden: de besturing van het primaire proces, personeelsmanagement, meten en verbeteren, facilitaire zaken en eventuele bijzondere projecten die de manager in portefeuille heeft.
  
  In één gesprek komen dan bijvoorbeeld het jaarplan en de managementrapportages aan de orde, maar ook het inwerken van nieuw personeel, de functioneringsgesprekken en opleidingen, de bevoegdheid en bekwaamheid (BIG-registraties), eventuele zaken als onderhoud en legionella-preventie en onderwerpen als klanttevredenheid, incidentenbehandeling, klachten, etc. Dit lukt natuurlijk niet in een auditgesprek van 1 uur, maar vraagt al gauw om een gesprek van 1,5 uur. Dat moet je ook niet iedere auditronde doen, maar zo af en toe. Voordeel van deze insteek is dat dit onderwerpen zijn waar bijna iedere leidinggevende mee ‘worstelt’ en dan is het prettig en ook nuttig om via een auditgesprek eens te kijken wat de stand van zaken is.