Competentieontwikkeling
en kwaliteitsmanagement gaan hand in hand

Afstemming tussen de doelen van de organisatie en de doelen van de medewerkers is cruciaal

De kern van competentieontwikkeling is dat we proberen te komen tot een ideale afstemming van de doelen van de organisatie en de doelen van de medewerkers.

In een ondernemende  en lerende instelling is het streven deze doelen zoveel mogelijk te laten samenvallen. Het figuur hiernaast verduidelijkt dit.

Wanneer je als medewerker een grote bijdrage aan de doelen van de organisatie levert, maximaal of daar in de buurt, en je hebt een grote tevredenheid met wat je doet dan is vakje A in de figuur van toepassing. Er is sprake van winnen-winnen: zowel de organisatie als het individu kunnen hun doelen verwezenlijken.

Door het werken volgens de beleidscyclus en een vertaling te maken van missie, visie en jaarplannen naar, uiteindelijk, een persoonlijk ontwikkelingsplan kan deze situatie bereikt worden.

Vakje D is die van minimale bijdrage en minimale tevredenheid. Wanneer deze situatie wordt geconstateerd, is het tijd voor out- of replacement. Zowel voor individu als organisatie is het beter wanneer een nieuwe werkplek gezocht wordt.

In vakje B is er sprake van een goede bijdrage aan de organisatie, maar is er tegelijkertijd ontevredenheid bij de medewerker. Kenmerk van deze situatie is klaaggedrag van de medewerker en ontevredenheid met de eigen situatie. Uiteindelijk kan dit een burn-out tot gevolg hebben. Het is tijd voor een ontwikkelingstraject.

Tenslotte hebben we nog vakje C. Een situatie waarin de medewerker zeer tevreden is over het eigen werk maar waarin tegelijkertijd een geringe bijdrage aan de organisatiedoelen geleverd wordt. Een functioneringstraject of op zijn minst een ‘goed gesprek’ met de medewerker is hier op z’n plaats.

Dit afstemmen is, zoals gezegd, een belangrijke pijler binnen competentieontwikkeling. Hierbij zijn een aantal voorwaarden van belang.

Voorwaarden voor competentieontwikkeling

Een cultuur van competentieontwikkeling kenmerkt zich door een stimulerend leerklimaat, elkaar aanspreken, reflectie op jezelf en op anderen, het oppakken van verantwoordelijkheid en samenwerken. Het bereiken van deze cultuur vereist het systematisch werken aan het ontwikkelen van gewenste competenties. Dat geldt zowel voor leidinggevenden als voor medewerkers.

Veel competentieontwikkelingstrajecten mislukken. Dat komt doordat aan een aantal voorwaarden onvoldoende wordt voldaan. Voorwaarden voor een succesvolle methode voor het ontwikkelen van competenties zijn:

1. Leidinggevende vaardigheden

Allereerst zal er dus gewerkt moeten worden aan de vaardigheden van de leidinggevenden. De leiderschapsstijl moet aansluiten bij de bovengenoemde cultuur van intern ondernemerschap. Leidinggevenden moeten ervan doordrongen zijn dat het begeleiden van de ontwikkeling van medewerkers tot hun kerntaken behoort.

2. Heldere doelstellingen voor organisatie en individu

Een volgende voorwaarde is dat de organisatiedoelstellingen helder zijn en dat er voldoende focus is. Veel jaarplannen zijn te uitgebreid terwijl de doelstellingen vaak onvoldoende concreet en meetbaar zijn. Daardoor wordt het wel heel moeilijk om individuele doelen en organisatiedoelen met elkaar zoveel als mogelijk is in overeenstemming te brengen met elkaar.

3. Goede gesprekscyclus

De derde voorwaarde is dat er een heldere gesprekkencyclus is die consequent wordt toegepast. Drie elementen zijn bij deze cyclus essentieel:

• Het maken van afspraken voor de komende periode. Dit zijn afspraken over de gewenste resultaten en de gewenste ontwikkeling voor de komende periode.
• De monitoring waarin besproken wordt hoe de realisatie van de afspraken verloopt.
• Tenslotte de evaluatie van de afgelopen periode aan de hand van de gemaakte afspraken tussen leidinggevende en medewerker.

De kwaliteitsmensen herkennen hier waarschijnlijk de PDCA-cyclus in, waarmee zichtbaar wordt dat competentieontwikkeling net als kwaliteitsmanagement een continu proces is van plannen, realiseren, monitoren en evalueren om vervolgens het cyclische proces opnieuw te starten.

4. Instrument om competenties in kaart te brengen

De vierde voorwaarde is dat er een instrument is dat help bij het verkrijgen van inzicht in de gewenste en de aanwezige competenties en de bereikte prestaties. Pas als je weet in welke mate de medewerker het bij de competentie behorende gedrag ook daadwerkelijk laat zien, weet je waar de ontwikkelmogelijkheden liggen. Door goede feedback ontstaat bewustwording en worden blinde vlekken zichtbaar. Het verkrijgen van feedback was in het verleden altijd een nogal bewerkelijk proces. Gelukkig maakt goede software dit nu veel gemakkelijker, bijvoorbeeld door gebruik te maken van de Competence Tool.